Ultimus流程化采購招投標(biāo)系統(tǒng)以BPM平臺為基礎(chǔ)，圍繞客戶核心業(yè)務(wù)流程，通過采購與招投標(biāo)所有環(huán)節(jié)――采購申請、招標(biāo)信息發(fā)布、開標(biāo)、供應(yīng)商報價、中標(biāo)、合同簽訂、到貨入庫、財務(wù)付款等的信息化，實現(xiàn)全程數(shù)據(jù)記錄及人員操作可控可查，大幅減輕采購人員的負(fù)擔(dān)，降低采購成本，提升企業(yè)采購、招標(biāo)管理的規(guī)范性和效率化。

　　同時，方案符合招標(biāo)過程“公開、公平、公正、透明”的需求，利于完善企業(yè)現(xiàn)行的招投標(biāo)管理制度。

　　一、傳統(tǒng)管理方式的困難

　　1.采購效率低、周期長

　　企業(yè)對供應(yīng)商的選擇及與供應(yīng)商之間的報價、形成訂單、收發(fā)貨、對賬等信息溝通量大，傳統(tǒng)郵件、傳真手工操作效率低、易出錯，過程流轉(zhuǎn)慢，無法滿足市場需求的快速變化，無法實現(xiàn)企業(yè)高效運作。

　　2.招投標(biāo)不規(guī)范、不透明

　　采購過程人為可操作度大，缺少聯(lián)合競價，招投標(biāo)常導(dǎo)致采購成本無法有效壓縮，效率不高導(dǎo)致采購管理成本居高不下。

　　3.采購信息不對稱、風(fēng)險認(rèn)知難

　　采、供雙方信息不對稱，常導(dǎo)致缺料待工和計劃外庫存；供應(yīng)商不能實時的獲取招標(biāo)信息，缺少采購流程實時的全程業(yè)務(wù)跟蹤，無法及時應(yīng)對意外變化。

　　4. 管理混亂、缺少統(tǒng)一管理

　　缺少統(tǒng)一的供應(yīng)商注冊、認(rèn)證、評估管理體系，難以實現(xiàn)供應(yīng)商的后備管理、優(yōu)化管理。

　　二、系統(tǒng)應(yīng)用

　　1.門戶搭建――內(nèi)部管理門戶和供應(yīng)商門戶

　　Ultimus流程化采購招投標(biāo)管理平臺可以根據(jù)角色為用戶搭建符合其工作需要的信息門戶――內(nèi)部管理門戶和采購門戶。

　　內(nèi)部管理門戶可以實現(xiàn)透明化、精細(xì)化管理；采購門戶可以規(guī)范采購過程，壓縮采購成本，確保采購質(zhì)量。

　　門戶的搭建為企業(yè)員工和供應(yīng)商提供了個性化的匯總信息，同時也搭建了供應(yīng)商與企業(yè)業(yè)務(wù)系統(tǒng)之間的溝通橋梁。

　　2.三大管理功能模塊

　　（1）采購管理

　　◆采購申請與審批

　　采購員填寫采購申請和采購物料明細(xì)，經(jīng)負(fù)責(zé)人審批后，可向供應(yīng)商發(fā)布采購招標(biāo)信息。

　　◆合同審核與簽訂

　　確定中標(biāo)供應(yīng)商之后，采購人員發(fā)起合同審批流程，并提交審批，審批通過后即可簽訂合同。

　　◆到貨驗收入庫

　　采購入庫流程由采購人員發(fā)起后，到貨時進行質(zhì)檢，質(zhì)檢合格后進行入庫登記。每次入庫完成后，通過接口將入庫信息傳入到ERP中。

　　◆財務(wù)付款申請與審核

　　采購人員發(fā)起付款申請流程，提交給相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批，財務(wù)人員收到審核通過的付款申請，進行付款操作。

　　（2）供應(yīng)商管理

　　◆供應(yīng)商信息維護：

　　供應(yīng)商申請注冊，注冊成功后維護供應(yīng)商詳細(xì)資料，存入ERP，自動生成供應(yīng)商編號。企業(yè)會根據(jù)需求給相應(yīng)供應(yīng)商發(fā)送采購咨訊，供應(yīng)商也可通過門戶實時共享企業(yè)的信息。

　　◆供應(yīng)商評級

　　建立良好的供應(yīng)商評估體系對供應(yīng)商優(yōu)勝劣汰，有利于幫助企業(yè)挑選更優(yōu)質(zhì)的供應(yīng)商。通過多維度的供應(yīng)商評估體系縱向?qū)蝹€供應(yīng)商進行評估，橫向?qū)Χ鄠€供應(yīng)商評估結(jié)果進行比較分析。

　　（3）招投標(biāo)管理

　　當(dāng)前，企業(yè)進行項目采購，招標(biāo)環(huán)節(jié)一般采用詢比價、競價、招投標(biāo)等常見招投標(biāo)方式，Ultimus流程化采購招投標(biāo)系統(tǒng)可以滿足用戶多樣化的招標(biāo)需求，用戶可以根據(jù)自身的采購計劃和采購內(nèi)容需求，自定義招標(biāo)方式，在平臺基礎(chǔ)上構(gòu)建個性化的招投標(biāo)業(yè)務(wù)流程模式。

　　招投標(biāo)流程圖

　　◆公開招標(biāo)

　　一般而言，招標(biāo)單位執(zhí)行公開招標(biāo)，主要包括如下環(huán)節(jié)：確定招投標(biāo)項目（立項）――招標(biāo)（制定招標(biāo)計劃、文件）――報名及資格預(yù)審――投標(biāo)――開標(biāo)――唱標(biāo)――評標(biāo)――定標(biāo)――中標(biāo)公告――合同簽訂。

　　◆詢比價采購

　　◆招標(biāo)采購

　　采購公開招標(biāo)提供比價和競價兩種報價方式，更加靈活，大程度的壓低采購成本，增加交易透明度。

　　◆中標(biāo)

　　經(jīng)過了激烈的比價和競價環(huán)節(jié)，企業(yè)在中標(biāo)審批流程結(jié)束后，就可以通過平臺發(fā)布項目中標(biāo)公告，供應(yīng)商可在相應(yīng)門戶中查看自己的中標(biāo)信息。

　　三、價值體現(xiàn)

　　1.對企業(yè)價值的體現(xiàn)在：

　　◆建立供應(yīng)商基礎(chǔ)資料，對供應(yīng)商統(tǒng)計分析，進行等級評價，有利于公司選擇合格優(yōu)質(zhì)的供應(yīng)商；

　　◆統(tǒng)一的招標(biāo)要求、標(biāo)準(zhǔn)的質(zhì)檢流程，能夠確保采購質(zhì)量；

　　◆系統(tǒng)中的進行比價/競價的招標(biāo)方式，能夠更有效的壓低采購價格；

　　◆采購需求部門及時提交采購需求，了解采購進度，更加利于生產(chǎn)安排；

　　2.對供應(yīng)商價值的體現(xiàn)在：

　　◆使供應(yīng)商有了統(tǒng)一的入口系統(tǒng)，建立了統(tǒng)一的信息處理平臺；

　　◆供應(yīng)商商能夠及時了解公司發(fā)布的通知信息、招標(biāo)信息、中標(biāo)信息等，減少溝通，提高效率；

　　◆供應(yīng)商可以進行訂單追溯，統(tǒng)計分析歷史記錄，方便與公司核對業(yè)務(wù)往來，減小工作量，◆提高工作效率。

　　四、典型客戶見證

　　為順應(yīng)企業(yè)發(fā)展的需要，醫(yī)療器械行業(yè)的翹楚――新華醫(yī)療采購了Ultimus 流程化采購招投標(biāo)管理系統(tǒng)，解決了從采購申請、招投標(biāo)、合同簽訂、到貨付款等所有環(huán)節(jié)的完整采購過程的管理問題，未來，該平臺系統(tǒng)會為越來越多的企業(yè)解決發(fā)展瓶頸問題。