鼎RFID檔案智能化管理文檔

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1、系統概述

鼎創恒達檔案智能化管理系統是基于物聯網、RFID技術、數據采集技術、云計算的一體化庫存綜合管理平臺。

系統提供標準檔案管理流程操作，涉及從檔案的存儲、查詢、防盜、檢索、借閱、歸還等成體系的操作，并對檔案材料非授權帶出、非法查閱、存放超期、檔案室環境異常等狀況提供語音聲光報警、圖像抓拍等多種手段。從企業全局來講，將原本分散的檔案管理操作，進行了有效的整合，規范了管理，明確了崗位職責，更提高了工作效率。實現檔案業務辦理的數字化、自動化、智能化與高效化。

2、功能介紹

本系統由鼎創恒達檔案智能化管理系統與RFID檔案智能化管理系統(手持端)兩部分構成。

2.1 鼎創恒達檔案智能化管理系統

◇實時監控報警

實時對檔案柜內檔案進行監控，在系統中建立圖形化檔案柜界面，進而實現了檔案的實時定位，并對出入柜檔案、時間進行實時記錄；另外系統具備報警功能，當檔案在未授權狀態下被拿出或檔案室溫濕度超標時，系統會自動進行對應的聲光報警。

◇遠程盤點

可利用系統遠程對檔案柜中檔案根據種類、位置等信息進行盤點管理，通過網絡將與檔案盒關聯的RFID標簽數據傳輸到后臺系統中核對,核對后的盤點結果實時上傳系統數據庫，形成對應的盤點統計表單以供查詢。

◇門禁管理

對出入檔案室檔案、人員進行授權，對其出入檔案室狀況進行實時監控，實現出入圖像抓拍，并對非法出入狀況進行聲光、語音報警。

◇檔案借閱

實現檔案借閱/歸還登記，并通過系統對檔案借閱人員進行有效的借檔引導，另外對需歸還的檔案，系統根據借出日期計算自動進行檔案催歸提醒；

◇待辦任務提醒

對于未審批、未執行的單據，系統智能提醒，提示相關人員及時處理。

◇可視化查詢

管理人員可以通過系統平面圖對檔案室內檔案信息、位置、狀況等，進行可視化的系統查詢。

◇基礎信息

用于對檔案室相關管理信息的數據管理，實現信息的增加、修改、刪除與查詢操作。

2.2 RFID檔案智能化管理系統

系統可通過RFID手持移動終端與wifi網絡進行實時數據通信，實現系統數據上傳與下載。

◇檔案盤點

系統使用電腦端遠程盤點的同時，也可使用手持移動終端對檔案進行盤點，管理人員可通過手持移動終端自由設置盤點方式，對指定位置或部門的資產進行盤點操作，通過wifi實時上傳盤點結果；也可根據事先設定的查詢條件產生盤點任務表下載到手持移動終端，根據此表進行盤點作業；另外當不能使用網絡情況下管理人員可利用手持移動終端進行盤點記錄后，再將盤點結果上傳管理中心進行盤點比對。

◇查詢管理

使用手持移動終端掃描與檔案綁定的RFID標簽后，將檔案的基本信息顯示在手持移動終端。可根據客戶需求查詢出檔案信息、檔案使用情況或檔案當前使用狀態等信息。

3、系統特點

◇系統利用RFID技術實現了遠程檔案管理，更加安全、準確、實時的監管檔案柜中的檔案；

◇通過可視化的圖形界面形成詳細的檔案柜檔案存放位置分布圖，使檔案查找更加快捷簡易；

◇用戶無需到現場手動盤點檔案，本系統利用RFID技術，通過網絡通訊實時對檔案柜中檔案進行遠程盤點，節省人工的同時確保了盤點的準確性。

◇采用wifi技術與RFID手持終端數據實時同步，實現對檔案的位置變更、查找等功能；

◇系統具有檔案自動出入安全管理、智能環境監測管理、自動圖像采集、語音聲光報警等多種安全管理功能，有效的保障了檔案安全；

◇系統提供多種靈活的第三方接口，與第三方應用系統無縫連接。

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